為規(guī)范廣東省畜牧獸醫(yī)學(xué)會（以下簡稱“學(xué)會”）的財務(wù)管理工作中的報銷和審批行為，明確學(xué)會財務(wù)支出的內(nèi)部流程及審批權(quán)限，規(guī)范財務(wù)管理流程，完善健全學(xué)會財務(wù)內(nèi)控制度，確保健康持續(xù)發(fā)展，制訂本制度。

一、管理范圍

財務(wù)支出具體包括與學(xué)會工作有關(guān)的費用借支、費用報賬、辦公物品采購及房租/物業(yè)費/水電費支付等。

二、審批/報銷要求

所有費用開支，應(yīng)“先申請、后開支、再報銷”的流程。任何費用在發(fā)生之前都應(yīng)先履行請示/申請審批程序（如：預(yù)算、出差申請審批單），非經(jīng)允許，超時間、超范圍發(fā)生的費用一概不予報銷。

原則上在費用發(fā)生或活動結(jié)束一周內(nèi)予以報銷支付完成，最遲不得超過20日，否則相關(guān)人責(zé)任人員應(yīng)說明情況并取得上級同意方可。

三、審批/報銷流程

經(jīng)辦人（填單，并附上預(yù)先的請示/申請審批單）→財務(wù)核對→常務(wù)副秘書長初審→秘書長復(fù)核→理事長長審批→出納支付。

所有審批應(yīng)抄送關(guān)聯(lián)人員和秘書處全體人員。

四、其它規(guī)定

1、會議費

指會議場地租用費、住宿費、交通費、物品費、餐費、工程費、廣告費等費用。

經(jīng)辦人在報銷單中需注明以下信息：開會名稱、會議地址、物品清單，會議費用應(yīng)按場地租用費、住宿費、交通費、物品費、餐費、工程費、廣告費等分類匯總，直接寫會議費用××元的不予報銷。

2、獎勵費

在會議同時發(fā)生的獎勵費用應(yīng)單獨填寫報銷單，按獎勵費用規(guī)定報銷。經(jīng)辦人在報銷獎勵費用時應(yīng)注明以下信息：獎勵條件，獎勵內(nèi)容，獎勵人員，并附獲獎?wù)吆炇涨鍐巍?/font>

3、招待費

經(jīng)辦人在報銷招待費用時應(yīng)注明以下信息：招待時間，招待對象，陪同人員，招待地點。

4、特殊情況

遇緊急情況時，應(yīng)電話、微信或郵件通知學(xué)會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，得到許可后才可進行。事后應(yīng)及時補充申請表，作為報銷的依據(jù)。

5、報銷單規(guī)范

報銷人應(yīng)將發(fā)票及相關(guān)附件（如付款截圖等）分類逐張整齊地粘貼在報銷單，完整規(guī)范地填寫相應(yīng)的報銷單。

完整的報銷單據(jù)應(yīng)包括以下：

1）報銷單：如圖。

2）票據(jù)：各類合規(guī)發(fā)票、行政事業(yè)單位收據(jù)。

3）憑證附件：與票據(jù)相對應(yīng)的支付截圖、行程單、審批單、會議通知等。

4）領(lǐng)款人賬號信息：包括姓名、身份證號碼、賬號及開戶行等。

6、后補發(fā)票

需要先轉(zhuǎn)賬后才能取得發(fā)票的支出，經(jīng)辦人要填寫“預(yù)先轉(zhuǎn)賬申請審批單”，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可辦理。

五、附則

（一）如國家法律法規(guī)調(diào)整或當(dāng)?shù)卣碛刑厥庖?guī)定，與本辦法有相悖之處，按當(dāng)時或當(dāng)?shù)匾?guī)定執(zhí)行。

（二）本制度經(jīng)2026年1月11日第十一屆理事會第二次會議表決通過，即日施行。

（三）本辦法由秘書處負責(zé)解釋。